Planificación le permite enviar fácilmente solicitudes de propuesta (RFP) para sus proyectos y las organiza para una visualización sencilla y las acciones posteriores (como añadir o eliminar destinatarios) que deba llevar a cabo.
Cuando envía una RFP en Planificación, crea automáticamente un canal de negociación, que consiste en un espacio seguro en el que un editor y usted pueden comentar en privado el inventario y el precio. Al usar un canal de negociación, puede administrar quién recibe sus RFP y controlar a quién las ha enviado para observar quién dispone de acceso para responderlas.
Tenga en cuenta que las siguientes instrucciones dan por sentado que está esperando que el editor inicie la negociación en términos de qué inventario le ofrecerá.
Paso 1: Editar las propiedades
- En la barra de menú izquierda, haga clic en “RFP”.
- En la parte superior de la página de resumen, haga clic en NUEVO.
- Introduzca un nombre y, de forma opcional, un resumen, su dirección de correo electrónico (o la dirección que desee adjuntar a la RFP) y una fecha de vencimiento para la respuesta. Este resumen aparecerá en el mensaje de correo electrónico de notificación que se envíe a los destinatarios.
- Para adjuntar uno o varios archivos, haga clic en Añadir archivos adjuntos. A continuación, arrastre los archivos y suéltelos en la ventana emergente, o utilice el menú para seleccionar los archivos en su equipo.
- Haga clic en Continuar para dirigirse al siguiente paso.
Paso 2: Añadir destinatarios
- Haga clic en Añadir destinatario.
- Especifique el nombre del destinatario. Pulse la tecla Tab o haga clic para moverse a los campos Organización y Correo electrónico. Debe rellenar ambos campos para cada destinatario. Tenga en cuenta los siguientes puntos clave acerca del campo Organización:
- A cada organización se le asignará su propio canal de negociación.
- Si añade varios destinatarios en la misma organización, los contactos compartirán el mismo canal de negociación.
- Haga clic en Continuar.
- De manera opcional, puede enviar una notificación por correo electrónico a uno o varios destinatarios. Puede añadir un mensaje personal a cualquiera de los mensajes de correo electrónico.
- También puede seleccionar la opción de recibir una copia de cada mensaje de correo electrónico que envíe.
- Haga clic en Guardar para enviar la RFP o Cancelar para eliminarla. Al enviar la RFP, compartirá un enlace exclusivo y privado con el editor que podrá usar para ofrecerle inventario.
Para suprimir uno o varios destinatarios, seleccione el cuadro junto a cada nombre que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.
CONSEJO: Si dispone de un inventario existente con el que desee comenzar la negociación, cree primero el inventario, a continuación, cree una RFP y, por último, añada el inventario que ha creado al canal de negociación asociado con la RFP.
¿Qué ocurre una vez creada una RFP?Después de haber creado una RFP, pasa a formar parte del proyecto y se puede ver mediante la página de resumen de RFP. Aquí puede ver lo siguiente para cada RFP:
- El nombre que le asignó a la RFP.
- El editor y la persona a quien se la envió.
- La fecha y la hora en que la envió.
- La fecha y la hora del último acceso.
- Su estado, actualmente uno de los siguientes:
- Sin enviar: la invitación se ha generado, pero no se ha enviado al destinatario.
- Sin respuesta: el destinatario todavía no ha hecho clic en el enlace.
- Visto: el destinatario ha hecho clic en el enlace.
- Revocado: esta invitación se ha revocado. El destinatario no dispondrá de acceso al canal de negociación mediante este token.
Seguimiento de una RFP
Cuando se haya enviado una RFP, podrá editar el nombre, el resumen y sus archivos adjuntos en cualquier momento haciendo clic en su nombre en la página de resumen.
Puede enviar un mensaje de correo electrónico a uno o varios destinatarios de RFP seleccionando el cuadro que se encuentra junto al nombre de cada uno y haciendo clic en Enviar correo electrónico en la parte superior de la página de resumen.
