Unterschriftsanfragen senden und Dokumente mit E‑Signatur unterzeichnen

Mit der E‑Signatur können Sie in Google Docs und Google Drive Dokumente für Signaturen erstellen und Signaturanfragen senden. Unterzeichner können Anträge auf E-Signatur ganz einfach ausfüllen. Die Nutzung dieser Funktion unterliegt den folgenden Nutzungsbedingungen.

Registrierung und Voraussetzungen

Die E-Signatur-Funktion für Google Docs und Google Drive ist für berechtigte Workspace-Kunden verfügbar. Wenn Sie ein Workspace Individual-Konto haben, haben Sie Zugriff auf diese Funktion. Wenn Sie ein anderes zulässiges Workspace-Abo haben, erhalten Sie demnächst eine Anleitung zur Registrierung für das Betaprogramm. 

Wenn Sie kein Workspace-Abo haben, können Sie diese Funktion nutzen, indem Sie sich für ein Workspace Individual-Abo registrieren.

Dokument für E‑Signatur erstellen und senden

E‑Signatur-Dokument vorbereiten

Wichtig: Diese Funktion ist für bestimmte berechtigte Nutzer verfügbar.

1. Öffnen Sie die Seitenleiste für E‑Signaturen.
   • Wenn Sie mit PDF-Dateien in Google Drive (Beta) beginnen:
     1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
     2. Laden Sie eine neue PDF-Datei hoch oder suchen Sie eine vorhandene, die Sie verwenden möchten.
     3. Öffnen Sie die PDF-Datei im Ansichtsmodus.
     4. Klicken Sie rechts oben auf das Dreistrich-Menü E‑Signatur.
   • Wenn Sie in Google Docs beginnen:
     1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
     2. Sie können ein neues Google-Dokument erstellen oder ein vorhandenes öffnen.
     3. Klicken Sie auf Tools E‑Signatur.
2. Wenn Sie mehrere Unterzeichner haben, wählen Sie unter „Felder einfügen für“ den Unterzeichner aus, für den Sie ein E‐Signatur-Feld einfügen möchten.
   • Wenn Sie die Liste der verfügbaren Unterzeichner im Drop-down-Menü aktualisieren möchten, wählen Sie Unterzeichner verwalten aus. Das Dialogfeld Unterzeichner verwalten wird geöffnet.
   • Im Dialogfeld Unterzeichner verwalten können Sie bis zu zehn Unterzeichner hinzufügen und jedem Unterzeichner Labels zuweisen, um die Unterzeichner im Dokument zu identifizieren.
3. Sie können eines oder mehrere der folgenden Felder per Drag-and-drop in das Dokument einfügen:
   • Unterschrift
   • Initialen
   • Name
   • Textfeld
   • Datum der Signatur
4. Nur Google Docs: Um ein Pop-up unter dem Feld zu öffnen, klicken Sie auf das eingefügte Feld im Google-Dokument. In diesem Pop-up-Fenster sehen Sie, welchem Unterzeichner das Feld zugewiesen ist.
   • Verwenden Sie das Drop-down-Menü Zugewiesen im Pop-up-Menü, um die Unterzeichnerzuweisung für das Feld zu aktualisieren.
   • Wenn Sie die Liste der Unterzeichner im Google-Dokument aktualisieren und dasselbe Dialogfeld wie oben öffnen möchten, klicken Sie im Drop-down-Menü auf Unterzeichner verwalten.
   • Wenn Sie ein Textfeld auswählen, können Sie eine Beschreibung hinzufügen und die Schriftgröße im Pop-up-Fenster auswählen.
     • Aus der Beschreibung geht hervor, was Sie in diesem Feld erwarten, z. B. „Stellenbezeichnung“ oder „E-Mail-Adresse“.
     • Die von Ihnen festgelegte Schriftgröße wird als Schriftgröße für den Wert verwendet, den der Unterzeichner in dieses Textfeld eingibt.
5. Wenn Sie dem Dokument alle Unterzeichner und E‐Signatur-Felder für Unterzeichner hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte.

Tipps:

• Sie können maximal 200 Felder eines beliebigen Typs pro Dokument hinzufügen.
• Sie können einer E‑Signatur-Anfrage bis zu 10 Unterzeichner hinzufügen.
• Wenn Sie die PDF-Datei mit E‑Signatur-Feldern schließen, werden die Felder nicht gespeichert. Wenn Sie E‑Signatur-Felder speichern und als Vorlage verwenden möchten, starten Sie die E‑Signatur-Anfrage in einem Google-Dokument.
• Für einen Unterzeichner im Dokument ist das Unterzeichnerlabel nur eine Platzhalter-ID und nicht Teil des später generierten zu signierenden PDF-Dokuments.
• Es ist derzeit nicht erforderlich, die E‑Mail-Adressen des Unterzeichners als Unterzeichnerlabels zu verwenden, da noch keine E‑Mails gesendet werden. Das erfolgt weiter unten im Abschnitt „E‑Signatur-Anfrage senden“. Dort werden die Platzhalterlabels für Unterzeichner den tatsächlichen E-Mail-Adressen zugeordnet.
• Um Felder, die verschiedenen Unterzeichnern zugewiesen sind, leicht unterscheiden zu können, wird jedem Unterzeichner im Dokument eine eindeutige Farbe zugewiesen. Alle Felder, die demselben Unterzeichner zugewiesen sind, werden in derselben Farbe angezeigt.

E‑Signatur-Anfrage senden

1. Nachdem Sie alle erforderlichen Felder hinzugefügt haben, klicken Sie rechts auf Signatur anfordern.
   • Diese Schaltfläche wird nur Mitbearbeitern angezeigt, die Eigentümer des Dokuments sind oder Bearbeitungszugriff haben. Andernfalls ist diese Schaltfläche nicht verfügbar.
2. Geben Sie einen Titel für die generierte PDF-Datei ein.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse jedes Unterzeichners ein.
   • Sie können auch eine Nachricht hinzufügen, die an die Unterzeichner gesendet wird.
4. Sie können die Sprache für den Audit-Trail im Anfragedialogfeld auswählen. Dieser Wert bestimmt die Sprache, in der der Audit-Trail am Ende erstellt wird.
5. Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen, sofern sie im Dialogfeld für die Anfrage angezeigt werden.
6. Klicken Sie auf Signatur anfordern.
   • Nachdem die E‑Signatur-Anfrage erfolgreich erstellt wurde:
     • Aus dem Dokument wird eine PDF-Datei erstellt und den Unterzeichnern mit Lesezugriff freigegeben. Sie finden die erstellte Datei unter „Meine Ablage“.
     • Die Unterzeichner erhalten eine E‑Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument.

Tipps:

• Nachdem Sie auf Signatur anfordern geklickt haben, wird die PDF-Datei gesperrt, um Änderungen zu verhindern, bevor die Unterzeichner die E‑Signatur-Anfrage bearbeiten können. Die zum Erstellen der Signaturanfrage verwendete Datei bleibt entsperrt und wird nicht automatisch mit der E‑Signatur-Anfrage geteilt.
• Sie können die zum Erstellen der Signaturanfrage verwendete Datei noch einmal verwenden, um in Zukunft weitere E‐Signatur-Anfragen zu erstellen. Bei jeder Anfrage wird eine neue PDF-Datei erstellt, die in „Meine Ablage“ gespeichert wird.
• So sehen Sie sich den Fortschritt einer E‑Signatur-Anfrage an:
  • Öffnen Sie die entsprechende PDF-Datei in Google Drive oder klicken Sie auf den Link in der E‑Mail-Benachrichtigung.
  • Wenn Sie die rechte Seitenleiste öffnen und sich die E-Signatur-Details ansehen möchten, klicken Sie rechts oben in der PDF-Datei auf Details ansehen.

Änderungen an einem Dokument nach dem Senden hinzufügen

Sie können die PDF-Datei nicht mehr aktualisieren, sobald eine E‐Signatur-Anfrage dafür begonnen wurde, da die PDF-Datei gesperrt ist. Sie können sie weiterhin in Ihrer Ablage organisieren und beispielsweise den Speicherort ändern.

Wenn Sie die E‐Signatur-Anfrage nach dem Senden ändern oder abbrechen möchten, wählen Sie Abbrechen aus. Sie können eine neue Anfrage senden, nachdem Sie Änderungen an dem Google-Quelldokument oder der Quell-PDF in Google Drive hinzugefügt haben und eine neue PDF-Datei zur Unterschrift senden. Folgen Sie der Anleitung im Hilfeartikel Dokument für E-Signatur erstellen und senden.

Wenn die E‑Signatur-Anforderung aktiv ist, können Sie die PDF-Datei nicht entsperren. Sie können das Google-Dokument jederzeit ändern, weil es nicht im Rahmen der E‑Signatur gesperrt ist.

Ausstehende E-Signatur-Anfrage abbrechen

Wenn die Anfrage zur E-Signatur noch aussteht, können Sie sie abbrechen:

1. Öffnen Sie die PDF-Datei für diese Anfrage.
2. Klicken Sie im Dreistrich-Menü   Abbrechen.

Tipp: Wenn Sie die PDF-Kopie Ihrer abgebrochenen Anfrage löschen möchten, gehen Sie zum Ordner der Datei und löschen Sie die Kopie. Der Standardspeicherort ist „Meine Ablage“.

Status einer E‑Signatur-Anfrage prüfen

1. Öffnen Sie die PDF-Datei für diese Anfrage.
2. Wählen Sie eine Aktion aus:
   • Klicken Sie im Dreistrich-Menü E‑Signatur.
   • Klicken Sie auf Details ansehen.
3. In der Seitenleiste finden Sie die Details der E‐Signatur-Anfrage und ihren Status.

Eine E‑Signatur-Anfrage unterschreiben, ablehnen oder Details dazu anzeigen

E‑Signatur-Anfrage unterzeichnen

1. Öffnen Sie das E-Mail-Konto, an das die E-Signatur-Anfrage gesendet wurde.
2. Öffnen Sie die E‑Mail-Benachrichtigung.
3. Klicken Sie auf den eingebetteten Link.
   • Wenn Sie die PDF-Datei direkt in Google Drive öffnen, klicken Sie auf Signieren, um das Dokument zu unterzeichnen.
4. Ihr Dokument enthält möglicherweise Textfelder, die Sie ausfüllen müssen, z. B. „Stellenbezeichnung“ oder „E-Mail“. Wenn ja, klicken Sie auf diese Felder und füllen Sie sie aus.
5. Klicken Sie auf ein farbiges Feld und füllen Sie es aus. Dies bedeutet, dass Sie diese Felder unterzeichnen können.
   • Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, Ihren vollständigen Namen und Ihre Initialen einzugeben. Dadurch wird eine elektronische Signatur erstellt, die Sie verwenden können. Klicken Sie auf „Übernehmen und signieren“.
     • Tipp: Wenn diese Felder mehrfach vorhanden sind, können Sie diese Informationen im gesamten Dokument wiederverwenden.
   • Felder, die anderen Unterzeichnern zugewiesen wurden, die noch nicht unterzeichnet haben, sind ausgegraut.
   • Signaturwerte von anderen Unterzeichnern, die bereits unterzeichnet haben, sind in der PDF-Datei enthalten.
6. Wenn Sie alle erforderlichen Signaturfelder ausgefüllt haben, klicken Sie oben auf der Seite auf Als abgeschlossen markieren.
   • Nachdem Sie auf „Als abgeschlossen markieren“ geklickt haben, wird im Dialogfeld Folgendes angezeigt:
     • Der genaue E-Mail-Wert, der für Sie aufgezeichnet wird. Er kann von anderen Personen mit Zugriff auf die E‑Signatur-PDFs eingesehen werden, sobald Sie klicken, um fortzufahren.
     • Wenn Ihr Google-Konto mehrere E-Mail-Adressen umfasst, wird die E-Mail-Adresse verwendet, die der Anfragende im Dialogfeld für die Anfrage für Sie eingegeben hat.
7. Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen.
8. Klicken Sie auf Zustimmen und fortfahren.

Hinweise:

• Wenn Sie der einzige Unterzeichner sind: Sie und der Antragsteller werden per E-Mail darüber informiert, dass die Anfrage abgeschlossen ist.
• Wenn die Anfrage mehrere Unterzeichner hat: Die Anfrage ist erst abgeschlossen, wenn alle Unterzeichner unterschrieben haben. Daraufhin erhalten alle Unterzeichner und der Anforderer eine E‑Mail, dass die Anfrage abgeschlossen ist.

E‑Signatur-Anfrage ablehnen

1. Öffnen Sie auf einem Computer das E‑Mail-Konto, an das die E‑Signatur-Anfrage gesendet wurde.
2. Öffnen Sie die E‑Mail-Benachrichtigung.
3. Klicken Sie auf den eingebetteten Link.
4. Klicken Sie auf Ablehnen.
   • Optional: Geben Sie einen Grund für die Ablehnung an.
5. Klicken Sie auf Ablehnen.
   • Der Antragsteller erhält eine E‑Mail, dass die Anfrage abgelehnt wurde.

Details zu einer E‑Signatur-Anfrage ansehen

1. Öffnen Sie auf einem Computer das E‑Mail-Konto, an das die E‑Signatur-Anfrage gesendet wurde.
2. Öffnen Sie die E‑Mail-Benachrichtigung.
3. Klicken Sie auf den eingebetteten Link.
4. Klicken Sie auf Details ansehen.

E-Signatur-Anfragen abschließen

Abgeschlossenes Dokument suchen

Nachdem die E-Signatur-Anfrage abgeschlossen ist, wird eine endgültige Kopie des Dokuments oder ein Link zum fertigen Dokument an alle Unterzeichner und die E-Mail-Posteingänge der Anfragenden gesendet. Die endgültige Kopie des Dokuments wird in der Google Drive-Ablage aller Parteien gespeichert. 

Wenn Sie das fertige Dokument nicht finden können:

• Sehen Sie in Ihrem Spamordner nach.
• Bitten Sie andere Personen, die an der E-Signatur-Anfrage beteiligt sind, Ihnen eine Kopie zu schicken.
• Geben Sie Feedback zu Gmail oder wenden Sie sich an den Google Drive-Support.
• So sorgen Sie dafür, dass Sie zukünftige Dokumente mit E-Signatur erhalten können:
  • Wenn Sie ein Google Drive-Konto haben, überprüfen Sie in Ihren Drive-Einstellungen, dass Sie neue Inhalte speichern können.
• Überprüfen Sie in Ihren E-Mail-Einstellungen, dass Sie E-Mails von [e-mail] erhalten können.

Audit-Trail aufrufen

Sie können die Sprache für den Audit-Trail im Anfragedialogfeld auswählen. Dieser Wert bestimmt die Sprache, in der der Audit-Trail am Ende erstellt wird.

Tipp: Nachdem alle Unterzeichner das Dokument signiert haben, wird eine endgültige PDF-Datei erstellt. Am Ende der PDF-Datei befindet sich eine Audit-Trail-Seite. Die Seite wird in der Sprache erstellt, die der Anfragende zu Beginn der E-Signatur-Anfrage ausgewählt hat. Diese Seite enthält ein Protokoll mit Zeitstempeln von verschiedenen Ereignissen, die während des Lebenszyklus der E-Signatur-Anfrage aufgetreten sind, wie z B.:

• E‑Signatur angefordert
• Per E-Signatur unterschrieben
• E-Signatur abgeschlossen
• Identifizierungsinformationen für den Anfragenden und die Unterzeichner, z. B. E-Mail-Adresse und Name

Feedback geben

So geben Sie Feedback an Google:

1. Öffnen Sie die PDF-Datei für die Signaturanfrage, zu der Sie Feedback geben möchten.
2. Klicken Sie auf Details ansehen „Menü“   Feedback zur Funktion senden.

Sie können Feedback auch über das Produkt senden:

• Feedback zu Gmail senden
• Google Drive-Support kontaktieren