Jeśli Twoja organizacja używa systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM) do obsługi określonych zadań, możesz przekazać pocztę Gmail do tego CRM, aby utworzyć zgłoszenie. System CRM to rodzaj oprogramowania, które pomaga osobom i organizacjom w obsłudze komunikacji i zarządzaniu relacjami z klientami i użytkownikami. Powszechnie używane systemy CRM to na przykład Salesforce, ZenDesk, HubSpot czy Jira.
Systemów CRM niejednokrotnie używa się do obsługi potencjalnych klientów i zgłoszeń do zespołów wsparcia. Można na przykład przekierowywać wiadomości wysyłane na adres zespołu sprzedaży do systemu CRM, aby rejestrować i kwalifikować kontakty, a także przekształcać je w faktycznych klientów. Można też na przykład przekierowywać wiadomości wysyłane na adres wsparcia do systemu CRM, inicjując w ten sposób procedurę obsługi zgłoszenia. Czasami można spotkać się z określeniem Email to case (e-mail do zgłoszeń).
Sprawdzone metody tworzenia zgłoszeń CRM przy użyciu Gmaila
Przeznaczeniem Gmaila nie jest zastąpienie rozbudowanych systemów obsługujących duże ilości zgłoszeń. Jeśli Twoja organizacja potrzebuje wsparcia w zakresie obsługi zgłoszeń na dużą skalę, na przykład w firmowych zespołach sprzedaży lub pomocy, zalecamy wykorzystanie systemu CRM przeznaczonego do takich obciążeń.
Krok 1. Uzyskaj adresy do przekazywania dalej i odbierania
Aby przekierować wiadomości do systemu CRM, będziesz potrzebować adresu e-mail, z którego wiadomości będą przekierowywane, oraz adresu, na który będą przekierowywane.
Uwaga: adresy e-mail użyte w artykule są tylko przykładami. Zamiast nich użyj własnych adresów Google Workspace i CRM.
Tworzenie adresu Google Workspace, z którego wiadomości mają być przekierowywane
Wpisz adres e-mail przekierowywania wiadomości, na przykład: help@solarmora.com.
Ważne: ten adres e-mail nie powinien być faktycznie istniejącym adresem w Google Workspace. Będzie istniał jedynie jako element reguły trasy domyślnej, którą utworzysz w kroku 2 w celu przekierowywania wiadomości.
Potwierdzanie adresu CRM do odbierania wiadomości
Aby dowiedzieć się, jaki jest adres e-mail CRM, na który powinny przychodzić przekierowane e-maile, zajrzyj do dokumentacji Twojego systemu CRM. Sformułowania, których używa się, odwołując się do wspomnianego adresu e-mail, to na przykład support-address (adres kontaktowy wsparcia) czy Email to case (e-mail do zgłoszeń).
Niektóre systemy CRM generują unikalny adres e-mail, który odpowiada adresowi kontaktowemu wsparcia w CRM. Jeśli taki adres zostanie wygenerowany, użyj go podczas konfiguracji przekierowywania e-maili. Na przykład: jeśli adres do zespołu pomocy w systemie CRM to support@my-crm.com, Twój system CRM może pozwolić na wygenerowanie unikalnego, losowego adresu e-mail, takiego jak support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. Użyj tego unikalnego adresu w kroku 2, podczas konfiguracji przekierowywania e-maili.
Krok 2. Skonfiguruj Gmaila tak, aby przekierowywał wiadomości do systemu CRM
Aby przekierowywać wiadomości do swojego systemu CRM, wykonaj czynności opisane poniżej, co pozwoli ustawić regułę trasy domyślnej. Instrukcja poniżej odnosi się do sytuacji, w których wiadomości przychodzące kierowane na adres help@solarmora.com są przekierowywane na adres support@my-crm.com.
-
Zaloguj się w usłudze konsoli administracyjnej Google.
Użyj swojego konta administratora (jego adres nie kończy się na @gmail.com).
-
W konsoli administracyjnej otwórz Menu
Aplikacje
Google Workspace
- Po lewej stronie wybierz jednostkę organizacyjną najwyższego poziomu.
Uwaga: możesz wybrać jednostkę organizacyjną najwyższego poziomu wyłącznie wtedy, gdy ustawienie Trasa domyślna znajduje się na stronie Ustawienia zaawansowane.
- Kliknij Skonfiguruj, aby skonfigurować ustawienie Trasa domyślna. Aby dodać nową regułę trasy domyślnej, kliknij Dodaj kolejną regułę.
- W oknie Dodawanie ustawienia wykonaj te czynności:
Ustawienie Co robić Określ adresatów w danych koperty do dopasowania Wybierz Jeden adresat i wpisz adres e-mail utworzony w kroku 1. To adres e-mail przekierowujący pocztę, na który Twoi użytkownicy i klienci będą wysyłać wiadomości, na przykład help@solarmora.com.
Ważne: upewnij się, że ten adres e-mail nie jest powiązany z kontem Google Workspace. Nie powinien być on powiązany z kontem użytkownika, skrzynką pocztową ani członkostwem w Grupach dyskusyjnych Google. Aby obsługa dostarczania dużych ilości poczty wychodzącej mogła zostać zapewniona, adres e-mail powinien istnieć tylko w regule trasy domyślnej.
Jeśli adresat w danych koperty odpowiada powyższemu, wykonaj opisane czynności - Adresat w danych koperty: zaznacz pole Zmień adresata w danych koperty, a następnie wybierz opcję Zastąp adresata. Wpisz zweryfikowany w kroku 1 adres do zgłoszeń w systemie CRM, na przykład support@my-crm.com. Jeśli Twój system CRM użył adresu e-mail wsparcia, aby wygenerować losowy adres, skorzystaj z tego losowego adresu.
- Spam: (opcjonalnie) aby zezwolić Gmailowi na przekierowywanie wiadomości oznaczonych jako spam, zaznacz pole Pomiń filtr spamu dla tej wiadomości. Domyślnie reguły routingu nie przekierowują takich wiadomości. Gmail klasyfikuje wiadomości przychodzące jako spam, zanim zostaną dostarczone do adresatów.
- Dostarcz też do: (opcjonalnie) aby przekierowywać wiadomości do większej liczby adresów e-mail, zaznacz pole Dodaj kolejnych adresatów. Następnie kliknij Dodaj, aby wpisać adresy e-mail. Możesz na przykład przesyłać kopie wiadomości z systemu CRM do zespołu sprzedaży lub do siebie.
Uwaga: dodatkowi adresaci mogą otrzymywać wiadomości po tym, jak otrzyma je system CRM. Więcej informacji znajdziesz w artykule Limity odbierania Gmaila w Google Workspace.
Opcje Wybierz opcję Wykonuj tę czynność w przypadku adresów nierozpoznanych i rozpoznanych.
- U dołu okna Dodawanie ustawienia kliknij Zapisz.
- Sprawdź, czy nowa reguła routingu pojawiła się w tabeli Trasa domyślna.
Zmiany mogą zacząć obowiązywać w ciągu 24 godzin, ale zwykle dzieje się to znacznie szybciej. Więcej informacji
Krok 3. Zweryfikuj przekierowywanie wiadomości i rejestrowanie zgłoszeń
Aby upewnić się, że wiadomości są odpowiednio przekierowywane, wyślij e-maila na adres e-mail przekierowujący wiadomości, na przykład na help@solarmora.com. Następnie sprawdź, czy Twój system CRM odebrał wiadomość i zarejestrował ją bądź utworzył zgłoszenie.
