Tak jak Ty możesz dowolnie modyfikować ustawienia Google Workspace dotyczące obsługi poczty przychodzącej, tak i adresaci spoza Twojej organizacji mogą konfigurować swój system poczty e-mail zgodnie z własnymi potrzebami. Jeśli to zrobią, mogą wystąpić problemy z wysyłaniem do nich wiadomości.
Typowe problemy i zalecane czynności
- Jeśli e-mail został wysłany mniej niż 30 dni temu, możesz skorzystać z Przeszukiwania dzienników poczty e-mail do prześledzenia drogi, jaką wiadomość przebyła do systemu poczty e-mail adresata.
- Innym sposobem na odkrycie przyczyny opóźnienia w dostarczeniu e-maila jest skopiowanie nagłówka otrzymanej wiadomości i wklejenie go do narzędzia służącego do analizowania nagłówków. Pozwala to sprawdzić, czy e-mail został opóźniony podczas przesyłania czy po zostaniu zaakceptowanym przez serwer poczty e-mail adresata.
Jeśli serwer adresata odrzuci wiadomość zewnętrzną przesłaną z serwerów Google, otrzymasz raport o niedoręczeniu (nazywany wiadomością o problemie z dostarczeniem). Pojawia się on w skrzynce odbiorczej użytkownika i informuje, że e-mail został odrzucony.
W wiadomości o problemie z dostarczeniem zwykle zawarta jest odpowiedź SMTP z serwera adresata, która określa powód odrzucenia e-maila przez serwer.
- Skontaktuj się z adresatem, poinformuj go o problemie i poproś o dodanie Twojej domeny lub adresu e-mail do listy dozwolonych.
- Jeśli wciąż potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z zespołem pomocy.
Sprawdzone metody wysyłania e-maili
Aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia powyższych problemów, administratorzy powinni zastosować następujące metody.
Jeśli wysyłasz ankiety, ulotki lub inną komunikację masową przy użyciu Google Workspace lub systemu poczty e-mail innej firmy, postępuj zgodnie ze sprawdzonymi metodami opisanymi w artykule Zapobieganie blokowaniu i umieszczaniu w folderze Spam e-maili wysyłanych do użytkowników Gmaila. Pozwala to zmniejszyć ryzyko oznaczenia Twoich e-maili jako spamu lub zablokowania Twojej domeny przez systemy poczty adresatów.
Możesz użyć usługi przekaźnika SMTP, jeśli:
- konfigurujesz skaner, drukarkę lub aplikację internetową do wysyłania e-maili (na przykład skanowanie do e-maila);
- korzystasz z dodatkowego systemu obsługującego pocztę e-mail innego niż Google (takiego jak CRM, system zgłoszeniowy czy system automatyzacji marketingu) do skanowania w poszukiwaniu spamu wiadomości wychodzących.
Usługa przekaźnika SMTP sprawia, że e-maile spoza Google wyglądają tak, jakby pochodziły z domeny Google Workspace, dzięki czemu mogą zostać uwierzytelnione.
Lista dozwolonych to lista zatwierdzonych nadawców. Jeśli adresat zdecyduje się umieścić Twoją domenę na swojej liście dozwolonych, wyeliminuje ryzyko nieotrzymania od Ciebie e-maili. Możesz zrobić dla adresata to samo i dodać jego domenę do filtra spamu.
