Conservare i file di Drive con Vault

Per il tuo piano di governance delle informazioni, puoi impostare regole di conservazione per i file di Google Drive e specificare per quanto tempo vengono conservati in Drive. Ad esempio, puoi specificare che alcuni file devono essere conservati per 7 anni oppure che occorre eliminare altri file al termine del periodo di conservazione.

In questo articolo scoprirai come funzionano le regole di conservazione degli elementi di Drive, come scegliere i dati da conservare, come impostare un periodo di conservazione e altro ancora.

In questa pagina

• Informazioni importanti su Drive e sulla conservazione
• Informazioni su ambito, condizioni e durata
• Creare una regola di conservazione personalizzata di Drive
• Creare la regola di conservazione predefinita di Drive
• Eliminare una regola di conservazione personalizzata di Drive
• Eliminare la regola di conservazione predefinita di Drive

Informazioni importanti su Drive e sulla conservazione

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione e di verificare quali dati di Drive sono supportati in Vault.

ATTENZIONE: una regola di conservazione non correttamente configurata può causare l'eliminazione immediata e definitiva dei dati degli account utente. Fai molta attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di utenti prima di applicarle all'intera organizzazione.

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Dati che è possibile conservare

Dati che vengono conservati:

• File nei Drive degli utenti e nei Drive condivisi
• Layout di email
• File criptati con la crittografia lato client di Google Workspace
• Dati di Google Meet, a meno che non sia attivata la conservazione specifica per Meet

Dati che non vengono conservati:

• Scorciatoie di Drive e cartelle
• File di Google Sites, a meno che non sia disattivata la conservazione specifica per Sites
• File collegati
• File esterni condivisi con gli utenti
• Siti creati nella versione classica di Sites

Nota: per impostazione predefinita, le regole di conservazione di Drive si applicano ai dati di Meet, ma non a quelli di Sites. Per cambiare i dati coperti dalle regole di Drive, attiva regole specifiche per Meet e modificare le impostazioni di conservazione di Sites.

Per informazioni dettagliate, vai alle sezioni relative a Drive, Meet e Sites in Servizi e tipi di dati supportati.

Comprendere i potenziali ritardi delle regole di conservazione

• Se crei o aggiorni una regola di conservazione, la sua propagazione può richiedere fino a 24 ore. I file eliminati dagli utenti durante il periodo di propagazione non vengono conservati.
• Quando scade il periodo di copertura e la regola è impostata in modo da eliminare definitivamente i file, può essere necessario attendere fino a 15 giorni prima che i file interessati siano rimossi da Drive. Durante questo periodo, gli elementi che non sono stati eliminati e che rimangono sul Drive o su un Drive condiviso di un utente sono accessibili all'utente. 

Conservazione per i servizi che archiviano i dati in Drive

Alcuni servizi Google archiviano i propri dati su Drive. Questi dati sono coperti dalle regole di conservazione di Drive come segue:

Prodotto	Conservazione dei dati
Jamboard	Vault conserva i Jam che sono stati salvati sui Drive degli utenti secondo le regola di conservazione di Drive. I Jam non salvati vengono eliminati al termine della sessione di Jamboard e non sono disponibili per Vault.
Google Meet	Per impostazione predefinita, le registrazioni di Meet e i log di chat, sessioni di domande e risposte e sondaggi di Meet sono soggetti alle regole di conservazione di Drive. Per gestire la conservazione delle registrazioni di Meet in modo diverso dagli altri elementi di Drive, puoi configurare le regole di conservazione per Meet. Quando le regole di conservazione per Meet sono attive, le regole di conservazione di Drive non si applicano alle registrazioni di Meet.
Google Sites	Per impostazione predefinita, ai siti vengono applicate le regole di conservazione di Sites. Per conservare i siti in modo diverso dagli altri elementi di Drive, puoi configurare regole di conservazione per Sites. Quando le regole di conservazione per Sites sono attive, le regole di conservazione di Drive non si applicano ai siti. Per conservare i siti come gli altri elementi di Drive, puoi modificare le impostazioni di conservazione in modo che i siti vengano conservati mediante le regole di Drive.

Confronto tra regole di conservazione personalizzate e regole predefinite

Per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione personalizzata. Per conservare tutti i dati dei servizi per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione predefinita. 

Scopri di più sui due tipi di regole di conservazione.

Informazioni su ambito, condizioni e durata

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Confronto tra le regole di conservazione personalizzate di un'unità organizzativa e di un Drive condiviso

Quando crei una regola di conservazione personalizzata, puoi scegliere l'ambito della regola: Unità organizzativa, Tutti i Drive condivisi o Drive condivisi specifici.

Unità organizzativa

Una regola di conservazione personalizzata applicata a un'unità organizzativa viene applicata ai file di proprietà degli utenti dell'unità organizzativa.

Inoltre, se selezioni Utilizza le regole di conservazione del proprietario dell'elemento di Drive e dei collaboratori in ConservazioneImpostazioni, la regola di conservazione verrà applicata anche ai file nel Drive di un altro utente che sono condivisi direttamente con un utente dell'unità organizzativa selezionata. Per maggiori informazioni, vai alla sezione Impostazioni di conservazione di seguito.

Se una regola di conservazione è impostata in modo da eliminare definitivamente i dati alla fine del periodo di conservazione, Vault elimina definitivamente solo i file di proprietà degli utenti dell'unità organizzativa interessata. I file condivisi dall'esterno dell'unità organizzativa non vengono eliminati definitivamente.

Se selezioni un'unità organizzativa e selezioni Includi elementi dai Drive condivisi, la regola di conservazione viene applicata a qualsiasi elemento di un Drive condiviso di proprietà dell'organizzazione qualora un utente dell'unità organizzativa selezionata:

• Ha accesso diretto all'elemento.
• È un Membro o un Ospite di un elemento condiviso. Scopri di più sulla condivisione dei file da Drive.
• È un membro del Drive condiviso.
• È un collaboratore di una sottocartella di un Drive condiviso contenente l'elemento o ha accesso alla sottocartella.

Le regole non si applicano ai gruppi, ad esempio [e-mail], o agli utenti con accesso generale. 

Tutti i Drive condivisi e Drive condivisi specifici

Puoi impostare una regola di conservazione personalizzata in modo che copra tutti i Drive condivisi o solo Drive condivisi specifici.

Solo gli ambiti Tutti i Drive condivisi e Drive condivisi specifici possono eliminare file dai Drive condivisi perché sono di proprietà del team e non di utenti specifici.

Condizioni delle regole e periodi di conservazione basati sulle etichette di Drive

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Business Plus, Enterprise, Education Standard ed Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials ed Enterprise Essentials Plus, G Suite Business

Con una versione di Google Workspace supportata, puoi utilizzare le etichette di Drive per creare regole di conservazione personalizzate. Puoi utilizzare le proprietà dell'etichetta di Drive per modificare le condizioni e il periodo di conservazione di una regola. Le condizioni più comuni includono regole basate su un'etichetta o su un'etichetta con badge, ad esempio A tempo indeterminato o Classificata. 

Ad esempio, un amministratore crea una regola di conservazione che seleziona i file da conservare in base a una condizione di etichetta di Drive. Nell'immagine seguente, l'amministratore ha creato la condizione prima del 1° marzo 2023 per l'etichetta Data del contratto.

Successivamente, l'amministratore ha utilizzato l'etichetta di Drive per impostare il periodo di conservazione della regola. In questo caso, l'amministratore ha definito il periodo di conservazione impostando il numero di giorni di conservazione (100). L'inizio del periodo di conservazione si basa su Data impostata nel campo data dell'etichetta e sul campo della data preferito da utilizzare (Informazioni sul contratto > Data del contratto).

Dopo la propagazione della regola personalizzata, un utente a cui era stata applicata la regola ha creato un file nella propria cartella Il mio Drive. Il file è stato creato l'8 febbraio 2023 e l'utente ha applicato il campo Informazioni sul contratto > Data del contratto con Data del contratto impostata sul 15 febbraio 2023. Questo è il risultato della regola di conservazione:

• È stata applicata la regola di conservazione. Poiché la data del contratto è stata impostata sul 15 febbraio 2023, ovvero prima della data della condizione del 1° marzo 2023, la condizione dell'etichetta è stata superata e la regola è stata applicata.
• Il periodo di conservazione è iniziato in corrispondenza del valore del campo Data del contratto impostato per l'elemento. In questo esempio, l'etichetta della data del contratto era impostata sul 15 febbraio 2023, perciò il file verrà conservato per 100 giorni dopo questa data. L'8 febbraio, ossia il giorno in cui è stato creato, non influisce sul periodo di conservazione poiché la Data di creazione non era stata selezionata in Inizio del periodo di conservazione.

Scopri di più sulle etichette di Drive.

Periodo di conservazione basato sul timestamp di un file

Puoi impostare le regole di conservazione in modo che abbiano inizio nella data di creazione originale, in una data di modifica, in una data di spostamento nel cestino o nel campo della data dell'etichetta di Drive. 

Quando un file viene caricato per la prima volta su Google Drive, gli viene assegnata una data di creazione e una data di modifica. Queste date corrispondono alla data di creazione del file locale o alla data di caricamento, a seconda di come il file è stato aggiunto a Drive. 

La seguente tabella mostra quale orario viene utilizzato per le diverse origini:

• Caricamento: il timestamp indica quando il file è stato caricato su Drive
• Locale: il timestamp dell'ora di creazione del file originale sul dispositivo o servizio di origine

Origine file (client)	Ora di creazione	Ora di modifica
App web	Carica	Prima dell'8 aprile 2020: Carica Dopo l'8 aprile 2020: Locale
Google Drive per desktop	Carica	Locale
Backup e sincronizzazione	Caricamento	Locale
iOS	Caricamento	Caricamento
Android	Caricamento	Caricamento
G Suite Migrate	Locale	Locale
API Drive	Può essere impostata dal chiamante	Può essere impostata dal chiamante

Periodo di conservazione dei file spostati nel cestino

Puoi eliminare i file nel cestino di Drive in due modi. Per impostazione predefinita, Drive elimina i file 30 giorni dopo che sono stati spostati nel cestino. In alternativa, un utente può eliminare manualmente gli elementi nel cestino. 

Nota: i file eliminati dal cestino possono essere recuperati da un amministratore di Google Workspace per un periodo massimo di 25 giorni. Scopri di più sul recupero dei file eliminati. 

In Vault puoi impostare regole per controllare per quanto tempo i file nel cestino rimangono disponibili per Vault prima di essere eliminati. Queste regole riguardano gli elementi spostati nel cestino.

Ad esempio, se imposti una regola per elementi spostati nel cestino con un periodo di conservazione di cinque giorni, un file che viene spostato nel cestino sarà eliminato automaticamente cinque giorni dopo. Gli amministratori potranno ripristinarlo entro 25 giorni, ma il file non sarà più disponibile per Vault. Se un utente elimina un file due giorni dopo averlo spostato nel cestino, il file resterà disponibile per Vault per altri tre giorni e potrà essere ripristinato dagli amministratori entro 25 giorni o anche di più se l'elemento è sospeso.

Una regola per file spostati nel cestino:

• Ha effetto sui file di proprietà dell'utente o del Drive condiviso a cui è applicata.
• Si applica ai file spostati nel cestino il 1° agosto 2016 o successivamente.
• Non può avere un periodo di conservazione indeterminato.
• Ha la precedenza su altre regole di conservazione di Drive, incluse altre regole personalizzate che scadono successivamente. Un file interessato da più regole relative a elementi spostati nel cestino sarà conservato in base alla regola il cui periodo di conservazione termina per ultimo.
• Viene ignorata se sono presenti dei blocchi.
• Non si applica agli elementi ripristinati dal cestino.

Per creare una regola per gli elementi spostati nel cestino, nel passaggio 7 riportato di seguito imposta l'inizio del periodo di conservazione su Data spostamento nel cestino.

Selezionare le impostazioni di conservazione per i dati di Il mio Drive di un utente

Sei tu a scegliere in che modo applicare le regole di conservazione ai dati di Il mio Drive di un utente. Le regole possono essere applicate al proprietario dell'elemento di Il mio Drive e a tutti i collaboratori (visualizzatori, commentatori ed editor) oppure solo al proprietario.

L'applicazione della regola di conservazione al proprietario e a tutti i collaboratori permette di conservare la maggior parte dei dati ed è la scelta più comune. Se applichi la regola di conservazione solo al proprietario, potresti conservare meno dati. 

Avviso: la modifica delle impostazioni delle regole di conservazione potrebbe comportare l'eliminazione definitiva dei dati. Prima di procedere, assicurati che sia il risultato previsto.

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei dati Impostazioni.
3. Accanto a Conserva gli elementi di Drive degli utenti utilizzando le regole del proprietario e dei collaboratori, scegli una delle seguenti opzioni:
   • Utilizza le regole di conservazione del proprietario dell'elemento di Drive e dei collaboratori: applica le regole del proprietario e di tutti gli utenti con accesso diretto all'elemento.
   • Utilizza le regole di conservazione del proprietario dell'elemento di Drive: applica le regole solo del proprietario dell'elemento di Drive.
     Avviso: se il tempo di conservazione del proprietario di un elemento di Drive è più breve di quello di un collaboratore; i dati potrebbero essere eliminati immediatamente in modo definitivo.

Creare una regola di conservazione personalizzata di Drive

Nota: per impostare la durata della conservazione nei campi relativi alla data dell'etichetta di Drive, devi prima creare una condizione di etichetta di Drive con il campo della data. Scopri come creare etichette di Drive per la tua organizzazione.

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei datiRegole personalizzateCrea.
3. Accanto a Servizio, seleziona Drivefai clic su Continua.
4. Scegli l'ambito della regola:
   • Unità organizzativa: applica la regola a un'unità organizzativa specifica:
     1. Fai clic sul campo e scegli un'unità organizzativa.
     2. (Facoltativo) Se vuoi che la regola sia applicata a qualsiasi elemento di un Drive condiviso di proprietà della tua organizzazione e se un utente dell'unità organizzativa selezionata è membro diretto del Drive o ha accesso diretto all'elemento, attiva Includi elementi dai Drive condivisi.
   • Tutte i Drive condivisi: applica la regola a tutti i Drive condivisi dell'organizzazione.
   • Drive condivisi specifici: applica la regola a uno o più Drive condivisi.

     Seleziona i Drive condivisi e fai clic su Aggiungi. Se hai molti Drive condivisi e l'elenco è impaginato, la tua selezione viene mantenuta quando cambi pagina. Se selezioni la casella Seleziona tutto in cima all'elenco, viene selezionata solo la pagina corrente. Puoi anche eseguire una ricerca nell'elenco in base all'indirizzo email di un membro o al nome del Drive condiviso.

     1. Per filtrare l'elenco in base all'indirizzo email di un membro:
        1. Fai clic su Trova in base a indirizzo email membro.
        2. Inserisci uno o più account.
        3. Fai clic su Trova.
     2. Per filtrare l'elenco in base al nome del Drive condiviso (se la tua organizzazione ha meno di 1000 Drive condivisi):
        1. Fai clic su Filtra per nome e inserisci alcune lettere del nome del Drive condiviso. Ad esempio, pr può corrispondere ai Drive condivisi denominati "Progetti di vendita", "Progetti di marketing" e "Gestione dei prodotti", ma non a "Correzioni".

           L'elenco impaginato si aggiorna automaticamente man mano che aggiungi lettere.

        2. Seleziona la casella o le casellefai clic su Invio.

     3. Per trovare il Drive condiviso per nome (se la tua organizzazione ha più di 1000 Drive condivisi):
        1. Fai clic su Trova in base al nome del Drive condiviso.
        2. Inserisci una o più parole del nome del Drive condiviso. Nota: le parole devono essere esatte e complete. Ad esempio, marketing, progetti troverà una corrispondenza nei nomi dei Drive condivisi "Progetti di marketing T4 22" e "Progetti di marketing", ma non in "Archivio progetto di marketing" perché "progetto" non termina con "i". Allo stesso modo, prog non troverà alcuna corrispondenza nei nomi dei Drive condivisi perché è solo parte di una parola, non una parola completa.
        3. Fai clic su Trova.
5. Fai clic su Continua.
6. (Facoltativo) Aggiungi le condizioni per le etichette di Drive:
   1. Fai clic su Aggiungi condizione etichetta.
   2. Seleziona un titolo dell'etichettafai clic su Aggiungi.
   3. Seleziona i valori.
   4. (Facoltativo) Crea un'altra condizione di etichetta.
   5. Fai clic su Continua.

7. Scegli per quanto tempo conservare i file:

   • Per conservare in modo permanente i file a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
   • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo:
     1. Seleziona Periodo di conservazione.
     2. Inserisci il numero di giorni per il periodo di conservazione, compreso tra 1 e 36.500.
     3. Seleziona quando iniziare il periodo di conservazione del file:
        1. Per iniziare la conservazione in base a un evento relativo a un file, fai clic su Inizio del periodo di conservazioneseleziona Data creazione, Data modifica o Data di spostamento nel cestino. 
        2. Per avviare la conservazione in base alla condizione del campo della data di un'etichetta di Drive (vedi il passaggio 6), fai clic su Inizio del periodo di conservazione seleziona Data impostata nel campo data dell'etichetta. Poi seleziona un campo della data. Il periodo di conservazione di un elemento inizia con il valore di questo campo della data. 
     4. Seleziona l'operazione da eseguire sui file al termine del periodo di conservazione:
        • Elimina definitivamente soltanto gli elementi eliminati in modo permanente: opzione elimina definitivamente gli elementi scaduti che sono stati rimossi dalla cartella Cestino. Gli utenti non possono accedervi e non intendono conservarli. Per eliminare definitivamente solo i file già eliminati dal cestino degli utenti, scegli questa opzione.
        • Elimina definitivamente tutti gli elementi dai Drive degli utenti, inclusi quelli che non sono stati eliminati in modo permanente: questa opzione elimina definitivamente tutti gli elementi scaduti, inclusi quelli che si trovano nelle cartelle di Drive degli utenti. Potrebbe eliminare definitivamente degli elementi che gli utenti intendono conservare. Per eliminare definitivamente tutti i file, inclusi quelli non eliminati, scegli questa opzione.
          Attenzione: Vault consente a Drive di eliminare immediatamente e in modo definitivo i file che superano il periodo di conservazione quando imposti la regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
8. Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, seleziona la casella di conferma e fai clic su Accetta.

Creare la regola di conservazione predefinita di Drive

Una regola di conservazione predefinita si applica ai file di Drive, inclusi quelli nei Drive condivisi, che non sono soggetti a una regola personalizzata o a un'archiviazione a fini legali.

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei dati. Viene aperto l'elenco delle regole predefinite.
3. Fai clic su Drive .

4. Scegli per quanto tempo conservare i file:

   • Per conservare in modo permanente i file a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
   • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo:
     1. Seleziona Periodo di conservazione.
     2. Inserisci il numero di giorni per il periodo di conservazione, compreso tra 1 e 36.500.
     3. Seleziona quando iniziare il periodo di conservazione del file:
        1. Per iniziare la conservazione in base a un evento relativo a un file, fai clic su Inizio del periodo di conservazioneseleziona Data creazione, Data modifica o Data di spostamento nel cestino. 
        2. Per avviare la conservazione in base alla condizione del campo della data di un'etichetta di Drive (vedi il passaggio 6), fai clic su Inizio del periodo di conservazione seleziona Data impostata nel campo data dell'etichetta. Poi seleziona un campo della data. Il periodo di conservazione di un elemento inizia con il valore di questo campo della data. 
     4. Seleziona l'operazione da eseguire sui file al termine del periodo di conservazione:
        • Elimina definitivamente soltanto gli elementi eliminati in modo permanente: opzione elimina definitivamente gli elementi scaduti che sono stati rimossi dalla cartella Cestino. Gli utenti non possono accedervi e non intendono conservarli. Per eliminare definitivamente solo i file già eliminati dal cestino degli utenti, scegli questa opzione.
        • Elimina definitivamente tutti gli elementi dai Drive degli utenti, inclusi quelli che non sono stati eliminati in modo permanente: questa opzione elimina definitivamente tutti gli elementi scaduti, inclusi quelli che si trovano nelle cartelle di Drive degli utenti. Potrebbe eliminare definitivamente degli elementi che gli utenti intendono conservare. Per eliminare definitivamente tutti i file, inclusi quelli non eliminati, scegli questa opzione.
          Attenzione: Vault consente a Drive di eliminare immediatamente e in modo definitivo i file che superano il periodo di conservazione quando imposti la regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
5. Fai clic su Crea. Seleziona la casella di conferma e fai clic su Accetta.

Eliminare una regola di conservazione personalizzata di Drive

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei datiRegole personalizzate.
3. Posiziona il cursore del mouse sulla regola personalizzatafai clic su Elimina.
   Avviso: i dati a cui si applica questa regola che non siano protetti da blocchi o altre regole di conservazione potrebbero essere eliminati immediatamente in modo definitivo.
4. Per confermare, fai di nuovo clic su Elimina.

Eliminare una regola di conservazione predefinita di Drive

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei dati. Viene aperto l'elenco delle regole predefinite.
3. Posiziona il puntatore del mouse su Drive fai clic su Elimina.
   Avviso: i dati a cui si applica questa regola che non siano protetti da blocchi o altre regole di conservazione potrebbero essere eliminati immediatamente in modo definitivo.
4. Per confermare, fai di nuovo clic su Elimina.